Microsoft 365 ou Google Workspace ? Choisir la bonne suite bureautique est une décision stratégique pour toute entreprise. Les enjeux sont importants : comprendre les différences entre les offres, anticiper les besoins en collaboration, sécurité et budget, et éviter un choix qui pourrait freiner la productivité. Face à deux géants – Microsoft 365 et Google Workspace – les dirigeants et responsables IT doivent trancher avec précision.
Bien qu’elles poursuivent le même objectif – faciliter la communication, la collaboration et la gestion des documents – leurs approches diffèrent. Cet article vous propose un comparatif clair pour vous aider à faire le bon choix.
Généralités
Microsoft 365, aussi anciennement appelé Office 365, est la suite qui combine les applications bureau puissantes (Word, Excel, PowerPoint) et des services cloud (OneDrive, Teams, Copilot). Elle s’intègre parfaitement à l’écosystème Windows et MacOSX.
Google Workspace est anciennement G Suite. Cette suite est 100 % cloud et inclut Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive et Meet. Elle est conçue pour la collaboration en ligne et la simplicité d’utilisation.
Comparaison fonctionnelle
Si l’on examine dans le détail les différences fonctionnelles des deux suites, on trouvera quelques différences importantes à connaître. En voici un résumé :
| Critère | Microsoft 365 | Google Workspace |
| Applications incluses | Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher | Docs, Sheets, Slides, Gmail, Keep, Jamboard |
| Accessibilité | Web, mobile, bureau (hors-ligne possible) | Cloud uniquement (navigateur et mobile) |
| Collaboration | Co-édition en ligne, Teams pour la communication | Collaboration temps réel fluide via Docs, Sheets, Slides |
| Stockage cloud | 1 To par utilisateur minimum | 30 Go à 5 To selon forfait |
| Email et calendrier | Outlook + Exchange (50 Go boîte mail) | Gmail intégré |
| Sécurité & conformité | Outils avancés (Defender, DLP, MDM) | Sécurité robuste, gestion des accès |
S’il fallait retenir une grande différence fonctionnelle entre Microsoft 365 et Google Workspace est l’accès de Microsoft 365 aux applications de bureau.
Pour beaucoup d’entre nous, nous ne sommes pas à l’aise avec l’utilisation du navigateur pour créer des documents, des feuilles de calcul ou des présentations. C’est pour cette raison que Google peut devenir rapidement un casse-tête pour les salariés.
Rappelons que l’objectif premier des outils informatique est la productivité. Il est donc nécessaire de s’interroger sur la pertinence des outils en fonction des usages des collaborateurs.
Tarifs (TPE/PME)
| Forfait | Microsoft 365 (USD/mois/utilisateur) | Google Workspace (USD/mois/utilisateur) |
| Basique | Business Basic : Voir le prix | Business Starter : Voir le prix |
| Standard | Business Standard : Voir le prix | Business Standard : Voir le prix |
| Premium | Business Premium : Voir le prix | Business Plus : Voir le prix |
La différence de prix entre les deux solutions est faible, et n’est pas un critère décisif au moment du choix pour la majorité des entreprises.
Mais alors, quels sont les critères importants pour faire le choix ? Nous allons le voir ci-dessous.
Les critères de différentiation
La mobilité des équipes : simplicité ou puissance ?
La mobilité est devenue un critère essentiel pour les entreprises. Sur ce point, Google Workspace mise sur la simplicité : il suffit d’ouvrir un navigateur pour accéder à tous vos documents, comme si vous étiez au bureau. Pas d’installation, pas de configuration complexe, et une synchronisation en temps réel. Idéal pour ceux qui alternent entre smartphone, tablette et ordinateur.
Microsoft 365, en revanche, propose une approche plus robuste : vous installez les applications (Word, Excel, Teams, etc.) sur vos appareils. Cela demande un peu plus de temps au départ, mais vous bénéficiez de fonctionnalités avancées et surtout d’un mode hors ligne. Une fois reconnecté, tout se synchronise automatiquement.
Résultat : les commerciaux nomades apprécient la légèreté de Google, tandis que les adeptes d’Excel ou PowerPoint privilégient la puissance des outils Microsoft.
La sécurité : un enjeu majeur
Les deux plateformes offrent un haut niveau de cybersécurité, mais leurs approches diffèrent.
- Microsoft 365 propose des options avancées (contrôle granulaire des accès, gestion des applications), souvent réservées aux formules premium.
- Google Workspace privilégie la simplicité : une sécurité solide par défaut, sans complexité inutile.
Dans les deux cas, vos données sont chiffrées dans le cloud. Pour les grandes entreprises qui veulent un contrôle maximal, Microsoft est souvent le choix logique. Pour celles qui recherchent un bon équilibre entre sécurité et fluidité, Google répond largement aux besoins. En résumé : pas de stress vs sécurité renforcée — choisissez selon vos priorités.
L’intégration de l’IA : la nouvelle bataille
Impossible de parler technologie sans évoquer l’IA. Les deux géants rivalisent d’innovations :
- Microsoft a lancé Copilot, intégré à Outlook, Word, Excel, PowerPoint… Il rédige vos mails, propose des mises en page et génère du contenu.
- Google déploie Duet AI dans Workspace : rédaction assistée dans Docs, formules dans Sheets, génération d’images pour vos présentations. Fidèle à son ADN, Google mise sur l’intuitivité.
L’IA permet de faire d’importants gains en productivité. Mais le prérequis est d’avoir bien paramétrer sa suite Cloud. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise s’expose a de forts risques cyber, ou à une non-adoption de l’IA par les collaborateurs.
Autrement dit, la différence se fera en fonction de la qualité de votre Cloud. Si vous avez des doutes, mieux vaut être accompagné par un prestataire expert. Son intervention sera vite rentabilisée grâce aux gains de ces nouvelles technologies.
Synthèse des avantages et inconvénients
Microsoft 365
| ✅ Avantages | ❌ Inconvénients |
| Applications bureautiques complètes et puissantes. Intégration avec Windows et Azure AD. Sécurité et conformité de niveau entreprise. | Coût plus élevé pour les petites structures. (Moins de 5 collaborateurs) Gestion IT plus complexe. |
Google Workspace
| ✅ Avantages | ❌ Inconvénients |
| Interface simple et intuitive. Collaboration en temps réel très fluide. Prix compétitif et modèle tout cloud. | Fonctionnalités limitées pour les usages avancés (macros Excel, etc.). Dépendance à la connexion Internet. |
En conclusion
Le choix entre Microsoft 365 et Google Workspace dépend de vos priorités :
- Microsoft 365 : la suite idéale pour les entreprises recherchant des outils puissants, une sécurité avancée et une intégration forte avec Windows.
- Google Workspace : parfait pour les petites équipes qui privilégient la simplicité, la collaboration en ligne et la flexibilité.
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